Knowledge Mobilization and Implementation Coordinator/Coordonnateur ou coordonnatrice, Mobilisation et mise en œuvre des connaissances

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Posting Number: AI23-008E
Title: Knowledge Mobilization and Implementation Coordinator/Coordonnateur ou coordonnatrice, Mobilisation et mise en œuvre des connaissances
Position Status: Regular Full-time
FTE: 1.0
Job Schedule: Days
Department: Atlas Institute for Veterans and Families
Union: Non-union
Site: Atlas Institute for Veterans and Families
Number of Vacancies: 1

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About The Royal

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

Funded by Veterans Affairs Canada, the Atlas Institute for Veterans and Families (formerly the Centre of Excellence on Post Traumatic Stress Disorders) was established in 2019 to provide better access to information, research, tools and expertise on PTSD and related mental health problems and illnesses. The goal of Atlas is to create knowledge networks with researchers, service providers, Veterans and their Families across Canada to increase expertise on military and Veteran mental health, suicide prevention and substance use disorders. Atlas will create new knowledge on Veteran mental health treatments that work and place it directly into the hands of mental health professionals and others working with veterans on a daily basis. Atlas will share evidence-based treatment protocols and best practices among the Veterans Affairs Canada network of Operational Stress Injury Clinics, the Canadian Forces Health Services, and with mental health professionals across the country.

First responders, their families and other Canadians living with and affected by PTSD or a related mental health problem will also benefit from the information and knowledge developed at Atlas.

POSITION OVERVIEW 

Reporting to the Director of Implementation, the Atlas Institute is seeking a Knowledge Mobilization Coordinator, who will support projects led and co-lead by the three teams within the broader Knowledge Mobilization portfolio (Knowledge Mobilization, Implementation, Partnerships and Stakeholder Engagement). The successful candidate will be responsible for working collaboratively with colleagues and external stakeholders to coordinatethe daily tasks of projects related to the development of resources, and the delivery of online, blended-learning, and/or in-person trainings, webinars, consultations, communities of practice and/or events. 

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

  • Oversee and coordinate the execution of multiple projects across our Implementation, Partnerships and Stakeholder Engagement, and Knowledge Mobilization teams. This could include the planning and coordination of:
    • virtual and in-person meetings and engagement opportunities to support resource development
    • virtual and in-person trainings, webinars, communities of practice and events in collaboration with internal colleagues and external partners
    • pilot and full launch of our mental health consultation program in collaboration with a Senior Implementation Specialist
  • Specific duties can include:
    • Schedule coordination: Create detailed project work plans and track progress using Smartsheet and other project management tools. Coordinate dependencies across teams.
    • Communication coordination: Plan and coordinate virtual and in-person project team meetings. Prepare meeting documents and reports for project teams. Create project status and communication materials for project teams and relevant members of the leadership team. Communicate with external stakeholders using a variety of platforms.
    • Change coordination: Efficient and timely coordination and tracking of project changes. Implement project changes and interventions to achieve project outputs.
    • Risk coordination: Track overall project risks and assist with problem resolution or risk mitigation as needed
  • Work with multiple teams to ensure cross-functional coordination of goals, milestones, and activities.
  • Monitor and report on progress of projects to the leadership and executive teams

SKILLS AND ATTRIBUTES

  • Demonstrable success working in an ever changing and results oriented environment, in interdisciplinary teams, and in partnership with groups such as service providers, researchers, and those with lived and living experience.
  • Superior writing ability and the capacity to communicate effectively with a variety of audiences
  • Familiarity with practice, research and policy issues pertinent to the mental health field in Canada
  • Exceptional organizational skills and time management skills.
  • A self-starter; ability to work with minimal supervision and to ask for help when needed
  • Quick learner; able to pick up new concepts and technologies quickly.
  • Demonstrated respect for understanding of the life experiences of Veterans, Families and people living with mental health problems and illnesses and of diverse populations, and experience working with people with first-hand experience of mental health problems/illnesses 

QUALIFICATIONS 

  • Bachelor’s degree in a mental health focused field
  • At least three years of project or program coordination experience
  • Demonstrated skill in coordinating various project timelines.
  • Being a Veteran or Veteran Family member is a strong asset.
  • Familiarity and background working with military and RCMP Veterans and Family members is a strong asset.
  • Fluency in French and English is a strong asset.
  • CAPM/PMP certification is an asset. 

COMPENSATION 

  • Competitive salary and benefits package, including 4 weeks of paid vacation and enrollment in the HOOPP Pension Plan;
  • Other internal benefits include access to professional development funds and organizational trainings as available 

WORKING CONDITIONS

  • Working standard office hours with start and end time flexibility (37.5 hrs/week). Option for a condensed 4-day work week available upon approval;
  • Must be comfortable working in open space and virtual environments;
  • Physical/cognitive demands include use of typical office equipment, prolonged periods of sitting and working on a computer/telephone, high degree of concentration and attention to detail;
  • Psychological demands include deadline drive requirements, capacity to organize and prioritize own work, adaptable to change and ability to set and work towards performance and development goals.
  • Work location – remote, anywhere in Canada

The Atlas Institute for Veterans and Families is committed to principles of equity and inclusion. We strive to create a workplace that reflects the communities we serve and where everyone feels safe and empowered. We will be prioritizing applications from individuals with diverse backgrounds, including First Nations, Inuit, and Métis, racialized populations, Veterans, 2SLGBTQ+, people with lived-experience, and family members of people with lived experience.
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PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION

Fondé par Anciens Combattants Canada, l’Institut Atlas pour les vétérans et leur famille (auparavant le Centre d’excellence sur le trouble de stress post-traumatique [TSPT]) a été établi en 2019 dans le but d’offrir un meilleur accès à l’information, à la recherche, aux outils et à l’expertise portant sur le TSPT et les maladies et problèmes de santé mentale connexes. Son objectif est de créer des réseaux de connaissances composés de chercheurs, de fournisseurs de services, de vétérans et de membres de leur famille de partout au pays pour accroître l’expertise dans les domaines de la santé mentale, de la prévention du suicide et de la toxicomanie chez les militaires et les vétérans. L’institut favorisera l’acquisition de nouvelles connaissances sur les traitements efficaces des problèmes de santé mentale des vétérans, et les mettra à la disposition des professionnels de la santé mentale et d’autres personnes travaillant avec les vétérans au quotidien. Il fournira des protocoles de traitement éprouvés et des pratiques exemplaires au réseau des cliniques pour traumatismes de stress opérationnel d’Anciens Combattants Canada, aux Services de santé des Forces canadiennes et aux professionnels de la santé mentale de tout le pays.

Les premiers répondants, leur famille et les Canadiens atteints d’un TSPT ou d’un problème de santé mentale connexe profiteront également des informations et des connaissances issues de l’Institut Atlas.

APERÇU DU POSTE 

L’Institut Atlas est à la recherche d’un coordonnateur ou d’une coordonnatrice, Mobilisation des connaissances pour soutenir des projets dirigés et codirigés par les trois équipes de ce portefeuille (Mobilisation des connaissances, Mise en œuvre, Partenariats et mobilisation des parties prenantes) qui relèvera de la directrice, Mise en œuvre. La personne retenue devra collaborer avec des intervenants internes et externes pour coordonner les tâches quotidiennes de projets d’élaboration de ressources et d’organisation de formations, de webinaires, de consultations, de communautés de pratique ou d’événements en ligne, hybrides ou en personne.

FONCTIONS

  • Superviser et coordonner l’exécution de multiples projets au sein de nos équipes Mise en œuvre, Partenariats et mobilisation des parties prenantes et Mobilisation des connaissances. Tâches de planification et de coordination possibles :
    • réunions et activités de mobilisation virtuelles ou en personne pour l’élaboration des ressources;
    • formations, webinaires, communautés de pratique et événements virtuels et en personne en partenariat avec des intervenants internes et externes;
    • mise à l’essai et lancement de notre programme de consultation en santé mentale, en collaboration avec un spécialiste principal ou une spécialiste principale de la mise en œuvre.
  • Tâches spécifiques :
    • Coordination des échéances: Créer des plans de travail détaillés et suivre les progrès à l’aide de Smartsheet et d’autres outils de gestion de projet. Coordonner les dépendances entre les équipes.
    • Coordination des communications: Planifier et coordonner les réunions des équipes de projet en ligne et en personne. Préparer les documents et les rapports de réunion pour les équipes. Créer du matériel de communication et des documents sur l’avancement des projets pour les équipes de projet et les membres de la direction concernés. Communiquer avec les intervenants externes sur des plateformes variées.
    • Coordination des changements: Assurer une coordination et un suivi efficaces et rapides des changements aux projets. Mettre en œuvre des changements et des interventions pour atteindre les résultats attendus.
    • Coordination des risques: Avoir une vision globale des risques des projets et contribuer à la résolution des problèmes ou à l’atténuation des risques selon les besoins.
  • Collaborer avec plusieurs équipes pour assurer la coordination interfonctionnelle des objectifs, des étapes clés et des activités.
  • Suivre la progression des projets et en informer les équipes de la direction et de la haute direction.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

  • Aptitude avérée à travailler dans un environnement en constante évolution et axé sur les résultats, au sein d’équipes interdisciplinaires et en collaboration avec diverses personnes (fournisseurs de services, chercheurs et personnes ayant un vécu expérientiel).
  • Excellentes compétences en rédaction et capacité à communiquer efficacement avec un public varié.
  • Bonne connaissance des enjeux des pratiques, de la recherche et des politiques du domaine de la santé mentale au Canada.
  • Compétences exceptionnelles en organisation et en gestion du temps.
  • Esprit d’initiative; capacité à travailler avec peu d’encadrement et à demander de l’aide au besoin.
  • Facilité à apprendre; aptitude à assimiler de nouveaux concepts et de nouvelles technologies rapidement.
  • Respect et compréhension avérés des expériences vécues par les vétérans, leur famille et les personnes atteintes de maladies ou de problèmes de santé mentale et faisant partie de diverses populations; expérience de travail directe avec des personnes atteintes de maladies ou de problèmes de santé mentale. 

QUALITÉS 

  • Baccalauréat dans un domaine lié à la santé mentale.
  • Au moins trois ans d’expérience en coordination de projet ou de programme.
  • Compétences avérées en coordination de divers échéanciers de projet.
  • Vétéran ou membre de la famille d’un vétéran, un atout important.
  • Familiarité et expérience de travail avec les vétérans de l’armée et de la GRC ainsi qu’avec les membres de leur famille, un atout important.
  • Excellente connaissance du français et de l’anglais, un atout important.
  • Certification CAPM ou PMP, un atout.

RÉMUNÉRATION 

  • Salaire et avantages sociaux concurrentiels, dont quatre semaines de vacances payées et l’inscription au HOOPP (régime de retraite pour les travailleurs de la santé en Ontario).
  • Autres avantages comme l’accès à des fonds de perfectionnement professionnel et à des formations internes. 

CONDITIONS DE TRAVAIL

  • Horaire de travail flexible durant les heures normales de bureau (37,5 h/semaine). Sur approbation, il est possible de concentrer l’horaire sur quatre jours.
  • Capacité de travailler dans un espace ouvert et dans un environnement virtuel.
  • Exigences physiques et cognitives : utilisation du matériel de bureau habituel, longues périodes de travail en position assise (à l’ordinateur ou au téléphone), haut niveau de concentration et souci du détail.
  • Exigences psychologiques : respect des échéances, capacité à organiser sa charge de travail en établissant des priorités, adaptation au changement et capacité à établir et à faire avancer des objectifs de rendement et de perfectionnement.
  • Lieu – télétravail, de n’importe où au Canada

L’Institut Atlas pour les vétérans et leur famille souscrit aux principes d’équité et d’inclusion. Nous nous efforçons de créer un environnement de travail représentatif des collectivités que nous servons, où chacun se sent en sécurité et valorisé. Nous prioriserons les candidatures de personnes issues de divers horizons comme les Premières Nations, les Inuits, les Métis, les populations racisées, les vétérans, les communautés 2SLGBTQ+, les personnes ayant une expérience concrète et les membres de leur famille.

 

Posted on behalf of the Atlas Institute for Veterans and Families.  Please note that The Royal Ottawa Health Care Group is not the employer.

Application Deadline: June 23, 2023.


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